La tenue de dossiers est encore un cauchemar pour certains conseillers qui repoussent souvent la retranscription de notes ou qui, simplement, ne la font jamais. Un outil qui transforme des enregistrements sonores en fichiers textes est donc une solution toute indiquée pour les conseillers qui manquent de temps.
Développé par la société Nuance, www.nuance.com, l’application de reconnaissance vocale Dragon Dictation est disponible sur toutes les plateformes et en version française. La version pour téléphone intelligent est gratuite.
Le logiciel permet au conseiller qui sort d’une rencontre avec un client de dicter ses notes à l’application qu’il aura préalablement installée dans son téléphone intelligent. Une fois la dictée terminée, il n’aura qu’à expédier le fichier à son adjointe ou l’insérer lui-même dans le bon dossier lorsqu’il retournera au bureau.
Le résumé de rencontre se transcrira automatiquement dans un fichier Word, dans les logiciels de gestion de la relation client Kronos ou REPman ou encore dans une application PDF.
Il faut cependant comprendre le fonctionnement d’un logiciel de reconnaissance vocale. En effet, Dragon Dictation aura besoin d’un peu de temps pour apprendre à reconnaître la voix de son utilisateur ainsi que le vocabulaire spécifique à son domaine d’affaires.
Au début, l’utilisateur devra lire des textes prédéterminés. L’utilisateur, pour obtenir un résultat optimal, devrait s’appliquer relire les passages que l’application ne reconnait pas.
Bien que la période de rodage puisse paraître longue, une fois que Dragon Dictation sera bien configuré il sauvera non seulement du temps, mais améliorera l’exactitude des résumés de rencontres de son utilisateur.