Préparer un événement pour ses clients : attention aux détails
06.07.2011 - 08:37 - Léonie Laflamme-Savoie
- OUTILS
- Envoyer à un ami
- Imprimer
- Nous écrire
-
COMMUNICATION ET MARKETING – Lorsqu'un conseiller souhaite organiser un événement pour ses clients, il doit porter attention à une multitude de détails pour éviter que ses invités ne restent sur leur faim.
La première question à poser est : quel public souhaite-t-on rejoindre et quel est l'objectif? En ciblant bien la clientèle visée, le conseiller s'assurera de monter un événement qui offrira une valeur ajoutée à sa clientèle et non pas une simple occasion de promotion pour lui-même ou pour un de ses produits.
« Lorsque je monte des conférences, je cible un sujet très particulier et j'invite mes clients en fonction de leurs besoins, explique Gino Moreau, représentant en épargne collective et directeur des ventes chez Mérici Services Financiers. Pour ne pas faire perdre le temps à personne, je présélectionne dans ma clientèle qui aurait besoin de l'information que je vais partager. Par exemple, j'ai déjà fait une conférence sur le legs financier et je savais très bien à quel client ce concept pouvait être utile. »
Une fois que le besoin et la clientèle ont été ciblés, on devrait choisir une date et faire l'inventaire des activités qui se déroulent à cette époque de l'année pour éviter d'être victime de la concurrence, recommande Roxanne Duhamel, présidente de RDMarcom et spécialiste de l'organisation d'événements : « Par négligence, on peut se retrouver en concurrence avec un événement majeur dans notre industrie qui nous rendra la vie plus difficile ».
Elle insiste également sur l'importance de se fixer un budget et de le respecter. Dépenser trop en début d'organisation et devoir, à la veille de l'événement, couper dans des éléments de dernière minute peut avoir de lourdes conséquences. « Par exemple, avoir un équipement audio-visuel qui fonctionne bien est d'une grande importance, souligne-t-elle. Il est important pour l'image de l'entreprise d'accomplir correctement ce qu'on s'est engagé à faire. »
Selon l'événement qu'on choisit d'organiser, la durée déterminée doit être respectée. Lors de ses conférences ciblées, Gino Moreau tentait de se limiter à environ une heure de présentation. Il consacrait quatre à cinq heures de préparation pour chaque événement qui regroupait de quinze à vingt clients.
« Je dois monter un PowerPoint et préparer de la documentation pour les clients. Ça pourrait sûrement être plus long si je ne connaissais pas le sujet, indique-t-il. De plus, inviter un petit nombre de clients me permet de garder une approche personnalisée. »
Si un conseiller décide d'organiser un événement pour ses clients, il peut facilement remercier plus particulièrement ceux qui sont les plus importants en organisant un cocktail spécialement pour eux avant l'événement. « Je recommande de le faire avant parce que ce sont sûrement des gens pressés qui devront quitter lorsque l'événement sera terminé, surtout s'il se déroule durant un soir de la semaine », rappelle Roxanne Duhamel.
Quant à l'impact réel de l'organisation d'un événement sur les affaires d'un conseiller, Gino Moreau demeure conservateur : « Il est très important de faire un suivi avec les clients qu'on a invités après l'événement et voir si la méthode ou la stratégie exposée les intéresse. Si je décide d'utiliser mon événement pour prospecter, en suggérant par exemple à mes clients d'amener un membre de leur famille, il n'y aura pas beaucoup de prises de rendez-vous dans l'immédiat. C'est un travail de longue haleine. »
Dans un contexte de prospection, le conseiller qui organise l'événement doit faire un effort particulier afin de faire comprendre à ses clients qu'il ne s'agit pas d'une rencontre pour leur vendre un produit, ajoute Gino Moreau : « Ils ne doivent pas non plus penser qu'on va leur faire une démonstration de vente pyramidale! C'est important de les rassurer. »
Lire aussi:
Dossier communication et marketing
