Les réunions font partie intégrante de l’environnement professionnel, mais la vague post-COVID a poussé certaines organisations à réfléchir à la pertinence de ces rencontres, rapporte Employee Benefit News.
Selon une étude de Reclaim citée dans la publication spécialisée dans les ressources humaines, les professionnels ont passé plus de la moitié de leur semaine de travail de 40 heures en réunions en 2021. Une étude réalisée en 2022 par le service de transcription d’intelligence artificielle Otter et l’Université de Caroline du Nord a révélé que les employés passaient encore en moyenne 18 heures en réunion par semaine. Elle a démontré également que les heures passées en réunion inutiles avaient pour effet de limiter la productivité des travailleurs, d’augmenter la quantité de travail effectué en dehors des heures de travail et, par conséquent, le risque d’épuisement professionnel, en plus de coûter aux entreprises des millions de dollars en dépenses inutile
Aucune réunion pendant un mois
En juillet dernier, TechSmith, une entreprise technologique américaine, a pris une mesure radicale pour changer la donne : Au lieu d’essayer de réduire le nombre de réunions qui prennent du temps pendant la semaine, elle a carrément supprimé les réunions pendant un mois entier.
Les employés ont constaté qu’un grand nombre de leurs réunions se résumaient à des échanges d’informations. Ils ont donc décidé de mettre en place des « réunions renversées ». Le principe : les employés échangent des informations à l’avance, de sorte qu’ils ont le temps d’y réfléchir et d’y répondre de manière songée ou de trouver de nouvelles idées.
Après ce mois sans réunion, le nombre d’employés qui se sont sentis productifs pendant cette période a augmenté de 15 % et ils ont également bénéficié d’une plus grande flexibilité dans leur temps de travail, selon un rapport émis par l’entreprise.
En outre, l’expérience a révélé que les employés réfléchissaient davantage au temps qu’ils passaient ensemble et qu’ils étaient plus attentifs à ce qu’ils pouvaient accomplir individuellement. En fait, 85 % des employés ont déclaré qu’ils envisageraient de remplacer les réunions à l’avenir.
« Le fait d’organiser une réunion ne devrait pas être la règle par défaut. Nous devons tous être attentifs à la manière dont nous utilisons le temps des autres, et c’était un élément important qui ressort de cette expérience », a déclaré Amy Casciotti, vice-présidente des ressources humaines de l’entreprise.
Des économies de coûts
Depuis la fin de l’expérience, la PME de 300 employés n’a pas supprimé toutes les réunions. Mais elle a mis en place de nouvelles initiatives, telles que de courtes vidéos sur de nouvelles idées ou politiques. Les destinataires des vidéos disposent d’une semaine pour les regarder et y répondre par des réflexions et des commentaires. Le créateur de la vidéo peut voir ces commentaires et programmer une réunion rapide si nécessaire. Cette approche a permis à l’entreprise de réduire considérablement des processus qui prenaient auparavant des mois, explique Amy Casciotti.
Des études montrent que le fait de maintenir quelques réunions au programme peut également aider les employés. Une recherche réalisée en 2022 par la Harvard Business Review auprès de 76 entreprises a révélé que la productivité des employés était 71 % plus élevée lorsque les réunions étaient réduites de 40 %, et que la suppression de 60 % des réunions augmentait la coopération de 55 %. Elle a également montré que le passage à une communication en ligne basée sur des projets, via Slack et Teams, réduisait le stress de 57 %, par rapport aux réunions en personne.
La réduction du temps perdu en réunions peut aussi avoir un impact important sur la rentabilité de l’entreprise. Selon le rapport d’Otter, les organisations de taille moyenne investissent plus de 100 000 dollars en réunions par employé et par an. De plus, les entreprises de 100 employés qui suppriment les réunions inutiles économiseraient près de 3,5 millions de dollars (M$) par an et les entreprises de 5 000 employés épargneraient plus de 130 M$ annuellement.
Même si les réunions sont parfois nécessaires, la transformation d’une culture d’entreprise centrée sur les réunions peut améliorer la productivité, la participation et les résultats globaux, selon Employee Benefit News. Elle favorise aussi une prise de décision plus inclusive, en facilitant l’expression de tous les types de pensée.