Il est de bonne guerre que, pour profiter pleinement de ses vacances, le rythme de travail dans les jours qui précèdent et qui suivent soient un peu plus intenses, question de ne pas pirater ce moment béni de l’année.
Il faut donc penser à tout, tout régler et tout préparer pour que rien ne s’écroule en notre absence. Dans un travail comme le nôtre, cela implique tenter de prévoir ce dont nos clients pourraient avoir besoin ou comment réagir à un événement important sur les marchés. Prévoir l’imprévisible donc. Beau mandat!
S’il est impossible de tout deviner dans les moindres détails, un certain nombre de précautions s’imposent afin de partir l’esprit libre et de revenir sans être submerger de problèmes à régler :
1. Annoncer ses vacances
Gérer les attentes, ni plus ni moins. Si vos clients, vos collègues et vos collaborateurs savent que vous serez en vacances et connaissent le moment et la durée de celles-ci, ils pourront ajuster leurs demandes ou leur plan de match en conséquence.
Vos clients vous contacteront plus tôt pour effectuer des ajustements ou vous poser des questions. Vos collaborateurs vous interpelleront ailleurs que dans le cadre de porte au moment où vous croyiez pourtant en avoir fini.
Ajoutez un bandeau annonçant la date de vos vacances à vos courriels et informez tous vos collaborateurs principaux et vos clients plus réguliers afin de leur donner l’occasion de se préparer.
Ils ne vous en voudront pas de vous reposer et seront sans doute heureux de cette attention à leur égard.
2. Régler tous les dossiers en suspens dont l’échéance approche
Un dossier doit être livré juste avant votre départ ou quelques jours après votre retour? Essayez de prendre de l’avance et de conclure le tout rapidement pour ne pas être en mauvaise posture si un retard survenait ou pour ne pas que le fameux dossier vous suive à la plage.
Vos collaborateurs pourront même profiter de votre absence pour bonifier le tout et vous le soumettre à votre retour.
3. Identifier une personne ressource
Qui est le pompier en réserve qui pourra éteindre les feux au besoin? Qui répondra à vos clients qui auront un besoin urgent? Qui limitera les dégâts ou réparera les pots cassé?
Identifiez une personne de confiance qui pourra jouer ce rôle et assurez-vous qu’elle est d’accord pour assumer ces responsabilités. Rendez-là clairement identifiable et joignable en ajoutant son nom et ses coordonnées à vos messages d’absence sur votre boîte vocale ou votre réponse courriel automatisée.
4. Donner des instructions claires à la personne ressource désignée
Donnez un extincteur en bon état de marche à votre pompier en réserve. En d’autres mots, assurez-vous qu’il connait, comprend et accepte les limites ou procédures qui sont les vôtres et qu’il devra respecter si une situation survenait.
Un client appelle et a un urgent besoin de liquidités, quelle position liquider? Un événement important survient et bouscule les marchés, comment réagir? Il trouve sur votre bureau un ordre de transaction qui semble avoir été oublié. Est-ce le cas ou était-ce pour votre retour? Son opinion n’est pas forcément la vôtre…
Donnez des instructions claires ou assumez pleinement les décisions que votre dévoué pompier aura pris au meilleur de ses connaissances.
5. Gérer les attentes du retour
Vous revenez lundi? Annoncez que vous retournerez vos appels et courriel mardi. Les gens comprendront que vous aurez besoin de temps pour vous remettre dans le bain et organiser vos actions par priorités. Et si vous leur répondez le lundi, ils n’en seront que plus heureux.
En quoi tout ceci peut bien rimer avec la conformité vous demandez-vous peut-être. Eh bien la conformité, c’est beaucoup de la gestion de risque et l’implantation de bonnes pratiques.
En gérant bien vos dossiers, les attentes des gens autour de vous et en mettant en place des mesures pour parer aux imprévus, vous faites preuve d’attitude professionnelle et améliorez la conformité de votre pratique. Parce que, quoi qu’on en pense, la terre ne cesse pas de tourner lorsqu’on s’absente du bureau!