Le début d’année est souvent très chargé. Entre les retours de vacances, le rattrapage administratif et le début de la saison des REER, un conseiller peut facilement se retrouver dépasser par le flot de travail. Et à mesure que la saison des révisions s’intensifie, l’équipe doit jongler avec des priorités concurrentes. Quelques ajustements intentionnels peuvent toutefois aider à reprendre le contrôle de la situation, assure Sabrina Castellano, coach en gestion de cabinet au sein de The Personal Coach et fondatrice de Castellano Practice Management, dans un article d’Advisor.ca.
L’experte constate ainsi qu’au début de janvier, trois tendances semblent revenir :
- La planification devient réactive : les rencontres sont fixées là où il reste des plages horaires, fragmentant ainsi les journées et laissant très peu de place à la préparation.
- Des priorités concurrentes s’accumulent : toutes les tâches deviennent urgentes en même temps, empêchant les professionnels de bien se concentrer.
- Un manque de capacité : les tâches s’accumulent et le conseiller n’a plus le temps de les traiter efficacement. Tout se fait en mode rattrapage.
Des ajustements nécessaires
Pour aider les conseillers à reprendre le contrôle et éviter que la surcharge de janvier ne déborde sur février, Sabrina Castellano donne quelques conseils aux conseillers débordés.
Prenez une pause pour évaluer la charge de travail et la stabiliser, commence-t-elle. Finalisez les tâches en suspend et surtout clarifiez le rôle de chacun au sein de l’équipe. Cela permet de réduire la pression cumulative.
Structurez vos journées afin de mieux gérer votre temps et ne pas gaspiller votre énergie. Regroupez les tâches similaires et prévoyez des créneaux de travail.
Pour libérer votre temps, confiez la préparation et le suivi des rencontres au personnel de soutien.
Finalement, afin d’alléger la charge invisible derrière chaque rencontre de révision, pourquoi ne pas standardiser certaines tâches en créant ainsi des résumés types, en centralisant les données clients et en automatisant les suivis ?
Sabrina Castellano assure qu’en mettant en place ces quelques ajustements les équipes parviendront à récupérer quelques heures précieuses. Cela permettra notamment de résoudre les points de friction et se préparer pour la semaine qui s’en vient afin de ne jamais plus être à la traîne.
Comme il n’est jamais trop tard pour mettre en place une bonne structure de travail, qu’attendez-vous pour vous y mettre ?