Intégrer un nouvel employé n’est jamais une tâche facile, mais le moins que l’on puisse dire, c’est que la pandémie a encore haussé le niveau de difficulté. Toutefois, il s’agit d’une tâche essentielle, car une mauvaise intégration est souvent néfaste à long terme pour l’entreprise et les employés. Pour réussir ce tour de force malgré le travail à distance, les entreprises doivent revoir leurs programmes d’intégration et les adapter à la situation, estime le Harvard Business Review.
Malgré la pandémie, les quatre aspects les plus critiques et déterminants de l’intégration restent les mêmes :
- Démarrez rapidement : pour que le nouvel employé se sente à l’aise
- Établir des bases de relations solides dans l’ensemble de l’organisation
- Bien expliquer la culture et la façon dont le travail est effectué
- Définir des attentes claires et relier le travail de l’individu à la mission et aux objectifs plus larges de l’organisation
1) Un démarrage rapide
Lorsque l’on débute dans un nouvel emploi, nous sommes assaillis par le doute et l’incertitude, des sentiments exacerbés par l’environnement virtuel actuel. Il faut en effet oublier les moments de réconfort du début de journée lorsqu’on discute avec les collègues dans le couloir ou qu’on déjeune en compagnie du patron ou des coéquipiers.
Sans compter qu’un nouvel employé n’a sans doute jamais fait l’expérience d’un processus d’intégration entièrement virtuel.
Il est donc nécessaire de créer un plan d’intégration qui tient compte de ces difficultés en trouvant des stratégies permettant au nouvel employé de se sentir bienvenu dès le premier jour. Nommez un responsable de l’intégration qui pourra servir de mentor pour soutenir la nouvelle recrue et auquel l’employé pourra poser ses questions. Attention, il est important de s’assurer que le mentor informel ne soit pas le patron de ce nouvel employé. Celui-ci pourra davantage se sentir à l’aise de poser n’importe quelle question. Idéalement, la personne chargée de l’intégration devrait contacter le nouvel employé avant son premier jour et se présenter comme étant sa personne-ressource.
Afin de minimiser le stress du premier jour, il est important de veiller à ce que tout accès technologique requis soit accessible et fonctionnel avant l’entrée en poste. Offrir au nouvel employé une séance avec le service informatique pour lui montrer comment fonctionnent les différents outils comme la plateforme de vidéoconférence, les canaux de communication et les autres systèmes de l’entreprise est également fort utile.
Prévoir ces actions à l’avance aidera à réduire l’anxiété du nouvel employé.
2) Établir des relations solides
En raison de l’environnement virtuel, il est impossible de compter sur les relations organiques qui se créent entre les employés lorsqu’ils sont tous au bureau pour faciliter l’intégration. De même, le télétravail peut favoriser le fonctionnement en silos et limiter les interactions entre les individus et les différents services. Il faut donc l’aider à développer un réseau qui sera le plus large possible, ce qui lui permettra de mieux s’intégrer et réussir à long terme.
Il est donc important d’être proactif et de susciter un mélange d’interactions formelles et informelles entre le nouvel employé et son équipe. Il est ainsi suggéré d’organiser différentes discussions de groupe afin que le nouvel employé puisse acquérir une compréhension contextuelle de la dynamique d’équipe.
Ces discussions peuvent être formelles et porter sur des sujets tels que les règles, les responsabilités et les objectifs commerciaux, ou être des retours à la suite de réunions. Il faut aussi encourager les interactions informelles, par exemple dans le cadre de « discussions café virtuelles ».
Si les réunions en tête-à-tête sont importantes, ne négligez pas les rencontres de groupe. Faire participer très rapidement la nouvelle recrue aux discussions de groupe peut l’aider à situer les individus dans le contexte de l’exécution du travail.
3) Définir la culture d’entreprise et la façon dont le travail est effectué
Les nouveaux employés doivent comprendre rapidement la culture d’entreprise. Créer un espace où les nouveaux employés peuvent poser des questions pour bien saisir comment les choses sont faites.
Il faut également partager l’histoire de l’entreprise pour que l’employé comprenne pour qui il travaille. Plusieurs entreprises disposent d’une section « à propos de nous » sur leur site Internet, il faut donc la partager.
Il peut aussi être utile de fournir des indications explicites sur des normes qui sont souvent considérées comme allant de soi – le ton et le niveau de formalité de l’entreprise, le code vestimentaire, l’étiquette virtuelle des vidéoconférences, les normes de messagerie et les horaires de travail. Ne laissez pas au nouvel employé le soin de déterminer la réponse à ces questions.
Il pourrait être tout indiqué, à cet égard, de référer le nouvel employé à sa personne-ressource, ou à un responsable des RH auprès de qui il pourrait se référer au besoin pour mieux comprendre la culture de l’entreprise. Ces personnes seront en mesure de faire des retours auprès du nouvel employé afin de lui signaler toute action non conforme à la culture d’entreprise ou si par exemple certaines façons de faire ne sont pas compatibles avec les attentes corporatives.
4) Définir des attentes claires et relier le travail de l’individu à la mission de l’entreprise
Un nouvel employé doit avoir une idée claire de ce qu’est la réussite pour l’entreprise et doit comprendre en quoi son travail s’inscrit justement dans la réussite globale de l’entreprise. Les responsables du recrutement doivent donc partager les communications et les présentations clés qui ont été faites par la direction de l’organisation sur l’orientation et les objectifs de l’entreprise.
Le fait de disposer d’un ensemble clair de responsabilités et de résultats à atteindre peut s’avérer essentiel pour aider un nouvel employé à hiérarchiser son travail, ainsi qu’à accomplir des tâches rapides susceptibles de créer une base solide pour sa réussite future. Même si son rôle pourrait évoluer et devenir plus ambigu par la suite, le fait d’être clair dès le départ crée une base qui permettra à l’individu de s’adapter.
En conclusion, rappelez-vous que l’intégration est un élément clé à la réussite des employés. Un bon départ crée une dynamique positive, alors qu’un mauvais départ peut nuire à la confiance de l’employé. Un programme d’intégration bien conçu devrait être le début d’une démarche permettant le développement adéquat des employés.