Il est difficile d’offrir une expérience satisfaisante à l’ensemble des conseillers sur le plan des outils et du soutien pour les fonctions administratives (back office). Malgré les efforts en matière d’automatisation et de résolution des problèmes courants des conseillers, le soutien offert par le personnel d’arrière-guichet ne répond parfois pas aux attentes d’un segment de répondants, ce qui plombe la perception générale des courtiers sur ce plan, selon le Pointage des courtiers québécois 2025.
L’expérience du conseiller en matière d’outils et de soutien pour les fonctions administratives est l’un des critères d’évaluation des courtiers où l’écart entre la note moyenne et l’importance moyenne est le plus élevé (0,9 point). En 2025, la moyenne québécoise pour ce critère est de 8,0 sur 10, alors que l’importance moyenne est de 8,9.
L’expérience reliée à l’arrière-guichet est le critère où la proportion de répondants satisfaits de leur courtier est le plus faible. Ainsi, seulement 44 % des conseillers sondés ont accordé à leur courtier une note de 9 ou 10 sur 10 et 14 % d’entre eux se montrent insatisfaits (notes de 0 à 6 sur 10). Les conseillers s’avèrent critiques, même s’ils soulignent l’investissement technologique de leurs firmes.
Les résultats varient d’un courtier à l’autre. La meilleure note obtenue pour ce critère est de 8,7, tandis que la plus basse est de 6,4. Plusieurs courtiers améliorent leur note en 2025 par rapport à 2024, ce qui dénote des progrès. Or, dans l’ensemble, la progression se fait à pas de souris et semble, dans certains cas, minée par l’inefficacité du personnel de soutien. à ScotiaMcLeod, la note pour l’arrière-guichet passe de 6,9 en 2024 à 7,8 en 2025. Celle de Valeurs mobilières Desjardins (VMD) augmente de 0,7 point cette année pour atteindre aussi 7,8. Financière Banque Nationale (FBN) améliore son score de 8,3 à 8,7. Gestion de patrimoine TD (GPTD) améliore sa note à 6,7.
Dans bien des firmes, les adjoints prennent en charge une part des tâches liées au service administratif. Mais lorsque les conseillers doivent s’en occuper eux-mémes, les irritants se multiplient, souvent en raison du travail du personnel de soutien délais d’attente pour obtenir de l’aide, réponses erronées, suivis fastidieux, absence d’accusé de réception pour les courriels. Plusieurs dénoncent aussi le roulement élevé du personnel, source de lenteur et d’erreurs. « Ils ont beaucoup de nouveaux employés, ça nous ralentit. Cela peut créer de l’insatisfaction chez des clients », déplore un répondant, évoquant un problème généralisé à bon nombre de courtiers. Un autre ironise sur l’incohérence des réponses reçues : « L’employé numéro 1 dit “a”, le numéro 2 dit “b”… à nous de choisir la bonne réponse ! »
Ce manque de fiabilité est souvent lié à des formations insuffisantes, notamment dans les services d’assistance, jugent certains répondants. Autre défi des courtiers : le périmètre du back office varie d’une firme à l’autre et peut englober la gestion des ordres, des dividendes, des portefeuilles ou les services de comptabilisation des dividendes, la paie ainsi que l’aide offerte par le personnel administratif touchant ces services, telle que les lignes d’assistance. Le risque est élevé pour un courtier de décevoir un conseiller.
Parfois, les employés de soutien manquent de formation et leur compétence laisse à désirer. « On n’a pas toujours la bonne réponse », déclare un représentant. Faire de nombreux appels aux lignes d’assistance, avoir à répéter les mêmes questions et attendre plusieurs jours pour obtenir des réponses fait partie du quotidien des conseillers.
Certaines plateformes, vieillissantes, complexifient parfois inutilement le travail quotidien. Conséquence : le fardeau administratif s’alourdit, surtout en cas de roulement de personnel ou d’un employé mal formé.
Malgré ces enjeux, les directions des courtiers font généralement des efforts pour faciliter la vie des conseillers tout en prenant au sérieux ces enjeux. À VMD, parmi les améliorations notées par les répondants, certaines touchent la ligne d’assistance. Selon David Lemieux, vice-président et directeur général de VMD, cette amélioration tient à une plus grande stabilité des équipes et à une meilleure compréhension du terrain par les gestionnaires. Les travaux liés à la modernisation globale des processus, y compris les liens entre les équipes de front et de back office, ont contribué à apporter certaines améliorations dans les ouvertures de comptes, mentionne David Lemieux.
La création d’une ligne directe pour les cas complexes et les clients à valeur nette élevée a été saluée par un conseiller. VMD a mis ainsi fin à une lacune en créant un service spécialisé qui permet aux conseillers d’accéder à un soutien spécialisé via une ligne directe, ce qui évite de passer par le système de billetterie standard. « Ça a créé un wow chez la majorité des conseillers qui ont eu à l’utiliser, qui y voient un gain de temps et d’efficacité dans le traitement de leurs demandes », dit David Lemieux. L’institution a également automatisé certaines tâches, comme celles liées à la détermination des paiements dans les fonds enregistrés de revenu de retraite (FERR). L’objectif est de réduire les doublons d’entrée de données entre la succursale et le back office, et de diminuer les risques d’erreurs. L’automatisation a permis notamment d’éliminer les goulots d’étranglement habituels observés en fin et début d’année, mentionne David Lemieux.
À GPTD, la perception à l’égard du back office s’améliore en 2025, même si des répondants déplorent que certains systèmes tombent en panne souvent. Un autre répondant dit : « Les transactions, même élémentaires, sont difficiles à faire. C’est lourd. »
Sans y faire référence, le courtier prévoit par ailleurs de regrouper la Gestion de portefeuille et le Programme de gestion privée de portefeuille en une offre unifiée de gestion discrétionnaire, à l’intention des clients à valeur nette élevée. « Ce regroupement nous permettra d’appuyer les pratiques discrétionnaires au moyen des éléments suivants : soutien en matière de négociation et investissements de premier plan, technologies améliorées, engagement en arrière-guichet, marketing et recommandations », mentionne Suzanne Tremblay, vice-présidente, cheffe régionale, Québec et Atlantique, Services privés à GPTD.
À RBC Dominion valeurs mobilières (RBC DVM), les conseillers accordent une note qui témoigne d’une certaine satisfaction. Or, quelques répondants soulignent encore des délais de réponse jugés trop longs et une qualité de service parfois inégale.
« La complexité des besoins et des demandes des clients augmente, ce qui se ressent sur le département des opérations », indique Jérôme Brassard, vice-président et directeur général régional pour le Québec de RBC DVM. Il estime que la qualité des réponses ne doit jamais être compromise, même si cela implique des délais. « Je suis capable de vivre avec quelques heures de délai, mais je ne suis pas capable de vivre avec des informations qui ne seraient pas parfaitement vérifiées et bien organisées », dit-il. Le courtier affirme évaluer le potentiel des nouvelles technologies et de l’intelligence artificielle pour réduire les délais, même si les effets concrets se feront sentir à moyen terme seulement.
À la FBN, la note en progression, par rapport à l’an dernier, montre une amélioration de l’expérience des conseillers en matière de back office. Pour Simon Lemay, premier vice-président et directeur national pour le Québec et l’Atlantique de la FBN, la formation des employés de soutien au back office est un enjeu central. Face à une année record en acquisition de clients et en croissance de l’actif sous gestion, l’institution financière a multiplié les embauches dans les équipes de back office, ce qui a nécessité d’importants investissements pour former les nouveaux venus. Problème : ces postes de soutien servent souvent de tremplin vers des fonctions plus attrayantes, ce qui maintient un taux de roulement élevé. « La firme grossit beaucoup, grossit vite et ça met énormément de pression sur le back office. On est un peu victimes de notre succès », mentionne Simon Lemay.
Chez iA Gestion privée de patrimoine (iAGPP), la satisfaction des conseillers reste stable même si certains conseillers déplorent encore une trop grande part d’opérations manuelles, génératrices d’erreurs. Adam Elliott, président et chef de la direction d’iAGPP, explique que la majorité des conseillers utilisent la plateforme numérique, mais qu’une minorité effectue toujours les ouvertures et les transferts de compte sur papier. à partir de 2025, ceux qui utilisent encore les formulaires papier devront payer des frais supplémentaires, précise-t-il.
En somme, alors que les firmes multiplient les efforts pour moderniser leur arrière-guichet, la transformation reste incomplète au goût de certains. Tant que le soutien administratif ne suivra pas le rythme, l’expérience des conseillers risque d’en souffrir.
Avec la collaboration d’Alizée Calza et Guillaume Poulin-Goyer
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