Mais voilà, vous avez un client de longue date qui est aussi votre ami. Que voulez-vous, on ne peut empêcher une bonne relation professionnelle de déboucher sur une amitié lorsque les intérêts communs sont au rendez-vous! Pour les besoins de la cause, appelons-le Raymond.
Raymond se prépare actuellement à effectuer son périple annuel en Floride. Il y passe un peu moins de six mois par année et ne ressent aucun complexe à fuir l’hiver qui arrive pour aller se réfugier sous le soleil plus réconfortant du sud des États-Unis.
Entre l’hivernation de sa maison, la révision mécanique de son motorisé et toutes les autres tâches qui l’occupent, Raymond prend le temps de vous appeler :
Raymond : « Allo mon ami! Comme tu le sais, je me prépare à partir pour la Floride. D’ailleurs, tu essaieras de venir nous visiter Denise et moi comme il y a deux ans, on avait eu tellement de plaisir! »
Conseiller : « Oui, t’as raison, c’était un ptit voyage très agréable! »
Raymond : « Cela dit, pendant mon absence, je compte sur toi pour veiller sur mes affaires. »
Conseiller : « Tu peux compter sur moi comme d’habitude mon cher! »
Raymond : « D’ailleurs, comment on s’arrange si j’ai besoin d’argent pendant que je suis là-bas? Peut-on faire comme d’habitude? »
Conseiller : « Ben oui! Passe me voir au bureau pour me signer quelques lettres d’instructions d’avance. Comme ça j’aurai ce qu’il faut pour faire tes retraits ou encore pour faire des échanges. »
Voilà! En voulant rendre service à votre client, vous venez de commettre une erreur grave qui pourrait vous mettre dans l’eau chaude. Il est en effet interdit de faire signer en blanc un formulaire ou une lettre d’instruction à vos clients, même les plus fidèles et anciens d’entre eux.
De la même manière qu’on ne signe pas de chèque en blanc ou qu’on ne signe pas un contrat qui n’a pas encore été écrit, on ne signe pas un formulaire ou une lettre d’instruction en blanc. C’est une règle de prudence élémentaire et de conformité implacable.
Qu’importe ce que vous comptiez faire de ce document pré-signé et qu’importe si vous êtes honnête ou non. La situation décrite ci-dessus est inadmissible et pourrait vous mériter un passage devant le comité de discipline ou une bonne discussion avec votre département de conformité si vous avez plus de chance.
À celles et ceux qui se demandent ce que notre conseiller aurait pu faire devant la situation vécue par Raymond, voici quelques pistes de solutions :
– Faire compléter et signer au client un formulaire d’autorisation limitée de gestion pour pouvoir transiger les fonds communs;
– Utiliser la poste pour transmettre et recevoir la lettre d’instruction complétée et signée;
– Utiliser un télécopieur pour transmettre la lettre d’instruction complétée, que le client pourra signer et vous retourner par télécopieur également;
– Envoyer la lettre d’instruction complétée au client par courriel et lui demander de l’imprimer, de la signer et de vous la retourner par courriel, télécopieur ou par la poste;
– Aller le visiter en Floride pour obtenir sa signature
Dans tous les cas, le mécanisme doit être approuvé par votre département de conformité et, si vous utilisez le télécopieur ou le courriel, le document final doit être assez clair pour être lisible.
Quoi qu’il en soit, il n’y a pas d’excuse qui tienne pour justifier de recourir à la signature d’un document en blanc. Vous avez donc tout intérêt à recourir à une autre méthode qui soit conforme!