La dernière mouture du guide des Règles sur les cartes professionnelles et les autres représentations modernise les balises réglementaires qui s’appliquent aux documents de représentation qui donnent un aperçu des services offerts par les conseillers et des qualifications qu’ils ont pour ce faire.
« Les représentations servent à fournir de l’information véridique et objective sur votre pratique professionnelle », écrit l’AMF dans le guide, publié jeudi dans la dernière livraison du bulletin du régulateur.
Ces représentations s’étalent sur les cartes, mais également dans le matériel promotionnel, les dépliants et les fiches d’information que les conseillers remettent à leur clientèle pour se présenter.
Au chapitre des informations obligatoires, il faut que la carte professionnelle contienne les raisons sociales et les certificats qui sont inscrits au registre du régulateur.
Ensuite, les titres permis sont très balisés : il doivent obligatoirement être conforme au titre contenu dans l’inscription.
Ainsi, tant les cabinets que les représentants sont contraints par l’utilisation des titres tels qu’ils sont écrits dans les divers règlements. Pour les cabinets, seuls ceux qui cumulent au moins deux disciplines de la Loi sur la distribution peuvent utiliser la qualification de « cabinet de services financiers ».
Pour les représentants cependant, les qualificatifs -émérite, sénior, expert, spécialiste- sont interdits sur les cartes et sur le matériel de représentation.
En outre, les diplômes obtenus qui peuvent être mentionnés sur un carte professionnelle doivent être en lien avec les services offerts et ne pas porter à confusion. Les conseillers en ressources humaines, c.r.h.a. ne peuvent ainsi utiliser le sigle sur une carte. Le document ne précise pas si les grades universitaires -M.Sc., BAA, Llb, PhD, etc.- sont admissibles.
Les images doivent être plus petites que les autres informations présentées.
Les situations d’affaires -partenariats, rattachements, distribution autorisée, etc.- sont permises. L’AMF précise en outre que l’utilisation du nom ou du logo du régulateur est interdite. L’exception est la mention d’un « numéro de certificat de l’AMF ».
« Cependant, le partenaire que vous mentionnez dans vos représentations doit lui-même être inscrit à l’AMF. Le partenariat doit être en lien avec les produits et services financiers. » Ainsi, la mention de référencement hypothécaire, par exemple, est interdite.
« Si vous exercez pour plusieurs cabinets, il faut énoncer clairement quelles disciplines vous exercez et pour quel cabinet », écrit encore l’AMF.
Il est de plus interdit d’utiliser des en-têtes de lettre au nom du partenaire ; on peut par contre mentionner le partenariat sur la papeterie.
Faire état de sa performance ou de résultats passés est interdit.
Lors d’une première rencontre avec un client, vous devez lui remettre un document -comme une carte d’affaire- qui précise : « votre nom, votre principale adresse d’affaires inscrite au registre de l’AMF, votre numéro de téléphone d’affaires, la mention « représentant autonome » ou le nom du cabinet ou de la société autonome pour le compte duquel vous exercez vos activités, et les titres prévus dans la Loi sur la distribution et que vous êtes autorisé à utiliser à titre de représentant autonome ou pour le compte du cabinet ou de la société autonome pour lequel vous agissez, selon le cas ».
En cas d’un premier contact virtuel ou téléphonique, votre signature électronique doit comporter tous ces éléments.
Photo Bloomberg