Avec le nombre de clients, la réglementation et les nombreux documents administratifs, la technologie et la concurrence, il est facile de se perdre en tant que conseiller. Les semaines semblent disposer de trop peu d’heures pour réussir à faire tout ce qu’on voulait et devait faire.
En ayant une gestion du temps saine, il est possible de ne plus se sentir submergé. Sara Gilbert, coach et fondatrice de Strategist(e), livre ses petits trucs qui permettent de gagner de précieuses heures dans la semaine et de diminuer considérablement le stress.
1) Limiter les réunions en grand comité
Plus il y a de monde dans une réunion, plus il est simple de parler de tout sauf de l’essentiel. Les réunions n’en finissent plus, bousculant ainsi le reste de votre journée. Cela ne veut pas dire qu’il faut pour autant éviter les réunions en grand comité, mais plutôt les limiter.
« Quand on parle de tout avec tout le monde, que ça les concerne ou non, ça donne des réunions improductives », note Sara Gilbert.
Les rencontres où tout le cabinet se réunit sont pourtant essentielles, selon Sara Gilbert, mais elle conseille d’en avoir qu’une par semaine et de lui réserver une plage horaire très courte, comme 15 minutes.
Ces réunions sont là pour parler de la stratégie du cabinet et non de la « poutine quotidienne », comme elle aime l’appeler, à savoir tous les petits problèmes du quotidien.
« Il est important de réunir tout le monde pour parler de la stratégie complète de la firme, car on veut l’engagement de tous. On veut montrer qu’on est tous dans un bateau ensemble, où celui-ci s’en va et où on est rendu », précise-t-elle.
Pour parler de la « poutine quotidienne », la coach en stratégie conseille de viser davantage des rencontres un à un.
2) Changer d’environnement pour les remue-méninges
Changer d’environnement aide les équipes de travail à s’ouvrir à d’autres idées, affirme Sara Gilbert. Si le bureau est parfait pour être au calme et pour les réunions hebdomadaires, il est bon de sortir pour les séances de remue-méninge, la mise à jour trimestrielle ou la planification stratégique de l’année. Cela permet d’ouvrir une autre dimension du cerveau.
« Quand je change mon espace physique, je change mon espace mental, affirme Sara Gilbert. Les meilleures idées vont sortir quand on va sortir du bureau. »
Elle conseille même de changer de vêtements pour en choisir des plus relax. « Cela permet d’aller cherche une autre sphère dans le cerveau où loge la créativité et l’innovation », assure-t-elle.
3) Se couper du monde pour quelques heures
Afin de se concentrer entièrement à une tâche, il est bon parfois de couper son téléphone et sa boîte courriel. Les scientifiques ont déjà prouvé qu’il était impossible d’être multitâche. Le cerveau ne peut pas faire deux choses à la fois, il est obligé de traiter chaque tâche de façon distincte et ne les fera qu’à moitié chacune si on l’oblige à aller trop vite.
Quand on planche sur un dossier client ou un plan financier, il serait donc bon d’éteindre son courriel. Il est difficile de ne pas regarder ce qu’on vient de recevoir quand résonne une sonnerie et regarder un courriel détruit l’attention. Le pire c’est qu’on ne va certainement même pas traiter ce courriel immédiatement, donc ce temps sera vraiment perdu pour rien.
« La boîte courriel c’est la priorité de tout l’univers, mais pas la nôtre. On se met la pression de répondre tout de suite à nos clients, comme si on était des urgentologues, mais on n’en est pas. Moi, je regarde mes courriels deux à trois fois par jour et personne n’en est jamais mort », blague la coach en affaires.
« De plus, il est facile de dire aux clients qu’on ne pouvait pas leur répondre tout de suite, car on se concentrait sur les plans financiers. C’est même un excellent message, ça prouve notre professionnalisme », ajoute la coach en affaires.
4) La semaine idéale : un temps dédié pour chaque chose
Dans les équipes qu’elle conseille, Sara Gilbert instaure le concept de la semaine idéale. Le but est de créer des zones de focus pour chaque action, afin de s’y dédier à 100 %.
Elle conseille ainsi de réserver les rencontres clients à certains moments de la semaine. Elle propose de choisir le mardi et le jeudi, ainsi ça donne du temps pour la préparation et pour les suivis. Ce qui fait que les dossiers ne s’accumulent pas à la fin de la semaine.
À la fin d’une rencontre client, en plus du récapitulatif de rencontre et d’assigner les tâches et actions à faire, elle recommande même aux conseillers qu’elle coache de préparer la prochaine rencontre. En se préparant déjà pour les prochaines tâches, cela permet de ne rien oublier, ça enlève un poids énorme des épaules et fait disparaître un stress inutile.
« Ça permet d’aller chercher un grand espace mental, assure-t-elle. Les conseillers aiment le concept de semaine idéale, mais les équipes adorent encore plus ça quand les conseillers sont structurés dans leur temps », déclare-t-elle.
En faisant les rencontres le mardi et jeudi, l’adjoint prépare la documentation pour la rencontre le mercredi de la semaine d’avant, ainsi le conseiller à tous les dossiers des rencontres clients sur son bureau le vendredi et l’adjoint ne travaille pas dans l’urgence.
5) Une planification par étape
Pour préparer sa semaine, Sara Gilbert éteint tout le vendredi à midi et se consacre ensuite à ça. Elle sépare sa liste de choses à faire en trois :
- Ce qu’elle doit faire pour les clients
- Ce qu’elle doit faire pour sa croissance
- Ce qu’elle doit faire pour la gestion de sa pratique
Ainsi cela lui permet de penser à long terme et d’avoir toujours un train d’avance.
Elle priorise ensuite les tâches :
- Ce qu’elle doit faire absolument
- Ce qu’elle devrait faire
- Ce qu’elle aimerait faire
Ensuite elle commence par placer les tâches qu’elle doit absolument faire dans sa semaine idéale. Dès qu’elle l’a fait, elle passe aux tâches qu’elle devrait faire avant de placer finalement ce qu’elle devrait faire.
Ainsi, quand elle arrive lundi au bureau, elle sait exactement ce qu’elle a à faire.
« Arrêtons d’être occupés à être occupés, soyons intentionnels. L’idée c’est de ne plus réagir, mais de commencer à agir. C’est là qu’on va faire une différence », conclut-elle.