Il n’y a pas que les réseaux sociaux qui causent des distractions au travail. Les patrons ont — parfois involontairement — un style de management qui force les employés à laisser en plan leur travail pour répondre en priorité aux (trop) nombreux courriels, messages et demandes de réunion qu’ils reçoivent. Un phénomène qui s’est accentué avec l’essor du travail à distance, affirment les auteurs d’un récent article du Harvard Business Review (HBR).
Ces dernières années, bon nombre d’organisations se sont dotées de logiciels de suivi de la productivité permettant de suivre les mouvements numériques de leurs employés. Selon le Washington Post, la demande mondiale d’outils de surveillance des employés a augmenté de 65 % entre 2019 et 2022.
Or, l’utilisation des outils de surveillance peut avoir un effet contreproductif. Sachant que leur productivité peut être mesurée entre autres par le nombre de courriels envoyés, des employés deviennent plus motivés à rédiger ou à répondre à des messages, délaissant d’autres tâches tout aussi (sinon plus) essentielles, comme faire de la recherche, réfléchir à des stratégies ou rencontrer des prospects. Ils sont alors davantage en réaction qu’en action.
Il n’y a pas que les logiciels de surveillance qui peuvent nuire à la concentration des employés. Le style de management du patron peut aussi être en cause. C’est le cas quand il s’attend à des réponses immédiates aux courriels ou qu’il vérifie deux fois plutôt qu’une si la tâche a été bien comprise et exécutée à temps.
Planifier des réunions ou des séances de remue-méninges impromptues nuit également à la concentration des employés.
Voici quatre stratégies pour réduire voire éliminer les sources de distractions au travail.
- Parler ouvertement du problème
Il peut être utile de demander aux employés leur avis concernant les distractions au travail et leurs idées pour améliorer la situation. Ils doivent toutefois être en mesure de s’exprimer sans craindre des représailles. Quand l’entreprise a su mettre en place un climat de « sécurité psychologique », c’est là où ils pourront donner le meilleur d’eux-mêmes.
- Synchroniser les horaires
Certains employés préfèrent s’occuper des tâches exigeant de la concentration en début de journée, d’autres ont les esprits plus clairs en fin de journée. Une bonne tactique de synchronisation des horaires est de demander aux équipes de désigner des périodes de la journée sans distraction. Cela permet de voir comment ils planifient leurs tâches et de savoir à quel moment ils seront disponibles pour répondre à des demandes spécifiques. Ils seront plus enclins à collaborer en sentant que leur rythme de travail est davantage respecté.
- Éviter les réunions sans ordre du jour
Cela permet aux équipes de bien se préparer en vue de la rencontre qui sera forcément plus productive (et moins longue). Une bonne façon de réduire le nombre de réunions inutiles encore trop fréquentes dans les organisations.
- Donner l’exemple
Le patron a aussi le droit de fermer la porte de son bureau (même virtuellement) pour se consacrer à des tâches exigeant de la concentration. Il doit faire savoir quand il est disponible et quand il ne l’est pas. Il donne aussi l’exemple en évitant de regarder constamment son cellulaire durant une réunion ou d’envoyer des courriels en pleine nuit — l’option envoi en différé est toujours fort utile dans ces cas-là.