Vous avez certainement remarqué que vos employés ou parfois même vos collègues ont dû mal à dire « non » à vos demandes. Et ce, même s’ils ne désirent pas faire ce que vous requerrez de leur part. Résultat, leur assistance n’est pas aussi utile que prévu ou ils risquent de se désister au pire moment. Il est donc important de s’assurer qu’une demande ne semble pas coercitive, recommande Harvard Business Review dans un article récent.
Demander à votre équipe de faire des heures supplémentaires, trouver quelqu’un pour une tâche de dernière minute, les demandes qui pourraient engendrer de mauvais résultats sont multiples, tout simplement parce qu’il n’est jamais évident de dire « non », encore moins lorsque la demande vient de son patron.
Toutefois, il est important de s’assurer de l’engagement et la participation des employés, et surtout, de ne pas franchir les limites en pressant involontairement ces derniers à faire quelque chose qu’ils ne désirent pas. Il est donc nécessaire d’obtenir un accord volontaire, mais pour cela, il s’agit de bien formuler sa demande.
Il faut se rappeler qu’il n’est pas évident de dire « non », encore moins à son patron. Il est donc important d’offrir une porte de sortie lorsque l’on formule sa demande. Mais attention, rajouter simplement « vous pouvez dire non », à la fin de la demande, ne suffit souvent pas, car tout le monde sait qu’il peut dire « non ». Le problème est de trouver une bonne façon de refuser tout en préservant la face.
Harvard business review propose donc trois façons simples de formuler une demande :
- Laissez aux gens le temps de répondre
Forcer les gens à répondre rapidement est la meilleure façon pour que ces derniers ne répondent pas de façon réfléchie. Il est extrêmement difficile de trouver les mots pour dire « non » dans la panique.
Laissez donc à vos interlocuteurs le temps de vous répondre. Quand vous leur faites votre demande, offrez également du temps pour réfléchir, en disant par exemple : « Ne répondez pas tout de suite. Réfléchissez-y et revenez-moi demain ».
- Demandez une réponse par courriel
Le courriel n’est pas le meilleur moyen de communication, mais il a clairement des avantages. Il est ainsi possible d’écrire et de réécrire un refus potentiel autant de fois que l’on veut avant de l’envoyer. Que ce soit nécessaire ou non, certaines personnes ont besoin de dire des choses spécifiques pour être à l’aise. Un courriel offre justement cet espace nécessaire.
Évidemment, si vous envoyez votre demande via courriel, votre employé vous répondra de la même façon, mais si vous désirez tout de même faire votre demande en personne, précisez simplement d’y réfléchir et de vous envoyer une réponse via courriel.
- Partagez un exemple d’excuse
Une façon de s’assurer que les gens se sentent plus libres de refuser est de leur donner une façon de dire « non » dans la formulation de votre demande. Vous pourriez par exemple dire « Mais peut-être avez-vous déjà trop de travail ? » ou « peut-être avez-vous déjà quelque chose de prévu cette fin de semaine ? ». Ainsi, vous ouvrez la porte à une éventuelle opposition et la personne se sentira moins mal à l’aise de vous donner ce type de réponse.
Évidemment, ces moyens ne vous assureront pas un « non » de la part de vos employés, ils vous permettront simplement de vous assurer que les personnes qui acceptent sont vraiment motivées par la tâche que vous leur confiez.