La communication virtuelle n’est pas une chose qui va de soi. Il faut apprendre à prendre sa place dans les réunions, ce qui n’est pas toujours facile. Bien que vous ne manquiez pas d’idées sur le sujet, il est parfois difficile de trouver le moment adéquat d’intervenir.
Une enquête menée auprès de 1100 professionnels montre ainsi que 45 % des femmes estiment plus difficile de prendre la parole dans les réunions virtuelles que dans les réunions en personne.
Harvard Business Review propose quelques idées pour arriver à prendre sa place dans ce genre de réunion. Selon ce journal, nul besoin de trop réfléchir à une contribution de « grande valeur » pour intervenir, sinon vous risquez de ne jamais parler et de vous sentir lésé une fois la réunion finie.
- Signalez votre intérêt
Pas facile de se faire remarquer lors d’une réunion vidéo, surtout que nombre de signaux verbaux typiques ne fonctionnent plus. Pour éviter de perturber la réunion, Harvard Business review recommande de signaler son désir de parler avant de se faire. Pour cela, plusieurs solutions :
- « Levez la main » physiquement si votre vidéo est activée ou virtuellement puisque les logiciels le permettent
- Montrez-vous à la caméra si vous n’êtes pas encore en vidéo
- Ou signifiez-le simplement sur le chat du programme.
- Préparez-vous à l’avance
Une autre façon de vous assurer d’intervenir pendant la vidéo est de le signifier d’avance à votre responsable. Pour cela, regardez l’ordre du jour et contactez votre responsable pour lui dire à quel moment vous voudriez dire quelque chose.
Cela a l’avantage de vous obliger à prendre la parole, mais cela vous donne également un air d’autorité puisque l’organisateur de la réunion s’en remet à vous pour entendre votre point de vue sur le sujet.
- Recherchez les points de transition naturels
Pour éviter de parler par-dessus les autres, attendez les moments entre les sujets à l’ordre du jour pour intervenir. Mais n’attendez surtout pas aussi longtemps que vous ne le feriez lors d’une réunion en personne ou vous risqueriez de manquer votre chance.
- Soyez bref
Quand vous prenez la parole, faites en sorte d’être concis. Commencez par dire pourquoi vous intervenez, puis après votre intervention, rendez la parole à l’animateur de la réunion ou à l’intervenant suivant.
- Faites preuve d’assurance
Parfois, un interlocuteur parle trop. Pour le ramener dans la réunion, répétez calmement un mot ou une phrase sur un ton impartial, comme son nom ou « permettez-moi d’intervenir ». Vous pouvez également intervenir et rediriger ce collègue en posant une question telle que : « Si vous deviez résumer votre approche en une phrase, quelle serait-elle ? ».
En conclusion, intervenir dans une réunion virtuelle n’est pas évident. Mais plus vous vous exercerez à le faire, plus cela vous viendra naturellement.