Les journées de travail ne finissent plus et, à la fin, on trouve encore qu’il nous a manqué du temps… Il existe toutefois des petits trucs pour gagner en efficacité et pourquoi pas, gagner 30 minutes de plus par jour.
Dans une chronique dans Les Affaires, Olivier Schmouker repêche quelques idées tirées du livre La 25e heure de Guillaume Declair (cofondateur de Loom), Bao Dinh (investisseur chez Eurazeo) et Jérôme Dumont (PDG de l’agence One More Thing Studio).
- Deux minutes, ce n’est rien!
Connaissez-vous la règle des deux minutes de David Allen? Nombre d’entrepreneurs la suivent, ce qui leur permet de gagner un temps considérable chaque jour. Le principe est très simple : toute tâche qui prend moins de deux minutes à accomplir devrait être faite immédiatement.
En fait, remettre ces tâches à plus tard et les planifier prend davantage de temps que de les faire dans l’immédiat, donc pourquoi attendre? La magie étant que la majorité des tâches prennent moins de deux minutes, ce qui permet d’en boucler un très grand nombre, très rapidement et cela évite les to do list à rallonge!
- Prioriser, c’est la clé
Au travail, il faut distinguer deux types de tâches différentes :
- les actives : celles que l’on accomplit soi-même;
- et les passives : celles que l’on délègue.
Les tâches passives devraient toujours être traitées en premier, tout simplement parce que pendant que d’autres les réalisent, vous avez le temps de faire autre chose et n’avez pas besoin d’attendre oisivement que vos collègues les finissent.
Déléguer les tâches qui peuvent l’être et pendant que ces dernières sont accomplies, attelez-vous à abattre vos tâches actives.
- Un cellulaire, mais pourquoi faire?
Nombre d’entrepreneurs avouent ne pas répondre aux appels dont ils ne connaissent pas le numéro. Certains ne répondent même jamais à leur cellulaire. Et ce, tout simplement, parce qu’ils considèrent que c’est une perte de temps.
Les auteurs de La 25e heure proposent dont de n’utiliser le cellulaire que dans deux cas de figure :
- la situation est trop complexe pour n’être gérée que par courriel (elle demande plus de trois courriels);
- ou alors les vraies urgences : le site web est en panne, la chaîne de production s’est arrêtée, etc.
- Doucement avec les courriels
Les courriels sont chronophages. Dans une journée classique, nombre de professionnels confient consulter leur boîte de messagerie toutes les 15 minutes. Cependant, cela est inutile. Il ne faudrait pas consulter sa boîte de courriels plus de trois fois par jour, sauf cas exceptionnel.
Pour éviter la tentation, les auteurs du livre recommandent de couper les notifications.
Finalement, ils avertissent de ne jamais consulter ses courriels en dehors des heures de travail, pour éviter d’alourdir la charge mentale.
Et vous, quels sont vos trucs pour éviter de perdre du temps?