Les messages textes, fichiers audios, microbillets, courriels et même les messages transmis par l’intermédiaire de réseaux sociaux comme LinkedIn et Facebook sont touchés. (Voir l’arbre décisionnel 1 afin de vérifier si la loi s’applique à vos messages)
En général, un conseiller ou son employeur violera potentiellement la loi s’il envoie un MEC sans le consentement du client. C’est aussi le cas si le message envoyé ne l’identifie pas et ne fournit pas de mécanismes de retrait de la liste d’envoi, selon un document de la firme Deloitte.
Deux types de consentement
Dès l’entrée en vigueur de la loi, un conseiller ne pourra plus envoyer de «courriel à froid», l’équivalent d’un appel à froid. «Je reçois fréquemment des courriels de conseillers qui ont trouvé mon adresse dans la liste d’avocats du site de Fasken Martineau. Avec la nouvelle loi, ce genre de pratique ne sera pas permis», soutient Costa Ragas, avocat chez Fasken Martineau.
Le texte législatif introduit les notions de consentement exprès et de consentement tacite qu’un cabinet devra généralement obtenir avant d’envoyer un MEC, selon Alain Rocan, associé, gestion de risque d’entreprise, chez Deloitte.
Le consentement exprès est le moins restreint. Il s’obtient de façon explicite, le client devant indiquer activement son consentement par des moyens prévoyant une option d’adhésion, par exemple en cochant volontairement une case d’un formulaire.
«Les entreprises qui ont obtenu le consentement explicite d’une personne peuvent lui adresser des MEC tant qu’elle n’a pas retiré son consentement. Ce consentement n’arrive donc jamais à échéance», note Alain Rocan.
Quant au consentement tacite, il limite la période de sollicitation, selon le type de relation. Un client donne ce type de consentement implicite notamment lors d’une relation d’affaires en cours, lorsque le message est relié à ses obligations professionnelles ou lorsqu’il demande de l’information au conseiller, selon Deloitte. (Voir l’arbre décisionnel 2 pour vous assurer que vous avez le feu vert pour envoyer un MEC)
«Les entreprises devront gérer les différents consentements. Par exemple, un ancien client a un consentement tacite dans les deux ans qui suivent la fin de la relation d’affaires, alors que ce consentement n’est que de six mois lors d’une réponse à une demande d’information. Ça rajoute un niveau de complexité. On recommande d’essayer d’obtenir le consentement explicite», note Alain Rocan.
Il reste qu’une fois la loi en vigueur, une entreprise ne pourra pas envoyer un premier courriel non sollicité afin de demander le consentement exprès du client. «Ils ont pensé à cette éventualité», indique Charles Lupien, avocat au cabinet montréalais de Fasken Martineau. D’où la pertinence de le faire avant l’entrée en vigueur de la loi, selon lui.
Sylvain De Champlain, président de De Champlain Groupe financier, s’est quant à lui assuré que ses lettres financières fournissent un mécanisme d’exclusion : «Comme on communique par courriel avec nos clients une dizaine de fois par an, on a avisé ceux qui voudraient se retirer de notre liste d’envoi de nous le faire savoir».
Il a aussi recueilli le consentement exprès de ses clients verbalement, au fur et à mesure de ses rencontres régulières avec eux. «Ça ne coûte pas cher, mais ça coûte le temps, la discipline et la rigueur de suivre le processus qu’on s’est donné», dit Sylvain De Champlain.
Le fardeau de la preuve du consentement reposant sur la firme expéditrice du MEC, celle-ci devrait archiver un enregistrement audio de ce consentement verbal ou le faire en présence d’un tiers indépendant, souligne Alain Rocan.
Procéder autrement
Demander une recommandation à un client existant demeurera permis. Dans ce cas, le conseiller «aurait le droit de transmettre un seul message de demande de consentement, dans la mesure où [il] fournit au client potentiel le nom complet de la personne qui l’a recommandé, et inclut dans son message les exigences d’identification et de désabonnement prévues par la Loi», lit-on dans le règlement publié dans la Gazette du Canada.
Si un client potentiel remet sa carte professionnelle sans préciser qu’il ne veut pas recevoir de messages commerciaux, un conseiller peut lui faire parvenir de l’information tant que celle-ci est pertinente pour ses activités professionnelles.
Un conseiller peut aussi éviter d’envoyer des messages de nature commerciale. Fabien Major, président de Major Gestion Privée, a adopté cette approche en publiant des textes informatifs sur son blogue. «Par les réseaux sociaux ou par mon blogue, je reçois des demandes de clients qui trouvent eux-mêmes mes coordonnées. Neuf cents articles sur mon blogue, c’est autant de portes d’entrée pour que les gens me trouvent dans Google», dit Fabien Major.
Pour éviter l’application de la loi anti-pourriel, le conseiller peut aussi joindre des clients potentiels par télécopieur, publipostage, rencontres individuelles ou même par téléphone. Quoique, dans ce dernier cas, il doit composer avec la liste nationale des numéros de télécommunication exclus.
«Puisque la mise en place des changements aux systèmes informatiques prend du temps, il ne faut pas attendre à la dernière minute pour analyser l’ampleur des changements à faire», conclut Alain Rocan.