Les notes devraient comprendre les dates des rencontres et des conversations téléphoniques avec les clients, les sujets abordés, les questions des clients, les réponses fournies par le conseiller et les réactions des clients.

Le conseiller devrait aussi conserver toutes les lettres postées, mais également les courriels, échangés avec un client. L’analyse de dossier, l’évaluation de portefeuille ou de besoins, les annotations inscrites par le conseiller en dehors des dossiers, les informations reçues à propos du client devraient, entre autres, être consignés.