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Il frappe à toutes les portes, discute poliment avec les occupants, et récolte finalement les chèques. Marc court ensuite jusqu’à la banque pour les déposer. Trois jours plus tard, son institution bancaire l’informe que l’un des trois chèques est refusé pour manque de provisions. Il téléphone à son locataire et négocie pour obtenir son paiement dès le lendemain. Le jour suivant, Marc retourne chercher le nouveau chèque, roule jusqu’à la banque et le dépose enfin. Chaque mois, le même manège essoufflant recommence.

Marc a commis l’erreur que font de nombreux investisseurs immobiliers qui débutent dans le domaine : négliger l’importance d’automatiser ses opérations. Plutôt que d’accorder son temps, sa ressource la plus précieuse, à développer son parc immobilier, il le gaspille en tâches inutiles. Ce facteur départage trop souvent ceux qui auront une carrière prospère dans le domaine de ceux qui plafonneront et abandonneront.

Qu’on possède une ou cent portes, il est impératif, dès le départ, de mettre en place des systèmes qui travailleront à notre place et qui nous permettront de nous concentrer sur l’important; augmenter notre valeur en tant qu’investisseur immobilier.

Une grande partie de la réussite d’un investisseur immobilier – vous en comptez certainement parmi vos clients – proviendra de sa capacité à trouver des solutions là où les autres échouent et à entretenir son réseau de contacts professionnels, deux tâches que les robots peuvent difficilement accomplir. C’est pourquoi il faut automatiser toutes les opérations qui peuvent l’être afin que l’attention et la créativité soient pleinement dirigées sur ce qui nécessite une implication humaine; négocier votre refinancement, réseauter avec de futurs partenaires d’affaires ou remettre sur le marché un logement vacant le plus vite possible.

Comme l’affirme le « pape de management » aux États-Unis, Peter Drucker, « il n’y a rien de plus futile que d’accomplir efficacement quelque chose qui ne doit pas être fait ». Voyons voir quelles tâches peuvent être systématisées afin de devenir un immopreneur redoutable.

  1. La recherche d’opportunités

Pour dénicher les bons deals, il faut être rapide et effectuer des suivis serrés. Je recommande donc de tirer le maximum des outils de prospection tels que JLR et Mon Prospecteur en y paramétrant bien vos critères de recherche et en activant les alertes.

Si vous avez bien entretenu votre réseau de contacts, il y a fort à parier que divers courtiers immobiliers vous approcheront avec des propositions d’immeubles à vendre. Que vous soyez intéressé ou non, l’important sera de leur répondre rapidement. Déjà, configurez une réponse automatique pour les messages entrants dans votre boîte de réception de courriels. En gérant les attentes de vos interlocuteurs, vous gagnerez ainsi quelques précieuses heures pour analyser la proposition sans entacher votre relation.

Pour demeurer top of mind auprès des courtiers immobiliers, n’hésitez pas à leur partager par infolettre vos bons coups. Simplifiez-vous la vie en créant des listes d’envoi automatique et en utilisant un modèle d’infolettre existant. Vous n’aurez qu’à modifier le contenu et non le contenant. Même chose pour vos réseaux sociaux. Planifiez et programmez à l’avance vos publications afin de demeurer visible dans la sphère publique.

  1. Gestion simplifiée

 Il s’agit sans doute de l’aspect le plus facile à confier à une machine en gestion immobilière. D’abord, munissez-vous d’un bon logiciel de gestion qui vous permettra de réduire le temps passé à entrer des données. Vous pourrez y compiler toutes les informations relatives à vos locataires, vos revenus, vos dépenses, le suivi des travaux à faire, etc. Bref, vous pourrez visualiser l’état de votre parc immobilier en un seul coup d’œil. Habituez-vous à utiliser ces logiciels même si votre parc est relativement petit, car ce sera la clé pour prendre de l’expansion dans le futur.

Devenez adepte des signatures électroniques. Plusieurs outils peu coûteux et sécuritaire permettent de faire signer des documents à distance, ce qui représente une économie de temps et d’argent.

Investissez également dans un bon numériseur. Prenez l’habitude de scanner tous vos documents, de bien les nommer et de les classer immédiatement. Vous gagnerez en efficacité lors de votre prochaine rencontre à la banque, avec votre comptable ou simplement lors d’une conversation avec un locataire.

Épargnez-vous peine et misère en conservant les doubles de vos jeux de clés des logements dans une pièce sécurisée dans l’immeuble. Rangez-les dans une boîte en métal cadenassée dans la chaufferie de l’édifice, par exemple.

  1. Les relations avec les locataires

 Les communications téléphoniques et en personne grugent beaucoup de temps et d’énergie. Préconiser donc les échanges par courriels ou textos. Vous garderez aussi des traces écrites de vos conversations, un élément important en cas de litige.

Vous pouvez également automatiser les démarches administratives avec vos nouveaux locataires. D’abord, créez un aide-mémoire de tous les documents qui seront à compléter (signature du bail, autorisation pour une enquête de crédit, autorisation pour un paiement préautorisé) puis faites-les parvenir à la personne pour qu’elle les signe électroniquement.

Une fois le locataire emménagé, programmez un courriel qui lui transmettra toutes les informations relatives à son arrivée dans l’immeuble (les règlements de l’immeuble, numéros des personnes-ressources, etc.). En prenant la bonne habitude d’ajouter vos nouveaux locataires à vos listes d’envoi automatique, vous pourrez leur communiquer toutes les annonces générales en un seul clic.

Pour la collecte des loyers, préconisez les paiements préautorisés. Cette méthode vous permet de garder le plein contrôle sur la collecte des sommes en plus de réduire le temps et les déplacements accordés à cette tâche.

 Ces quelques conseils sont la base pour permettre de faire croître une entreprise immobilière. Malheureusement, je vois encore trop de propriétaires comme Marc qui trimballent leurs jeux de clés dans un pot de margarine et qui perdent un temps fou à repérer celles qu’ils cherchent.

Plutôt que de chercher futilement dans votre contenant en plastique, employez votre talent pour dénicher des solutions aux problèmes qui nécessitent réellement votre présence et laissez les machines s’occuper du reste.

*Nom fictif

Écrit par Jennifer Blanchette