Premier mythe: on devrait conserver une copie papier des documents que l’on numérise puisqu’il n’est pas légal de détruire les originaux. Au contraire, indique Dominic Jaar, dans les faits, il faudrait détruire les originaux et conserver uniquement les versions numérisées.
« Si on y pense, l’objectif de numériser est de ne pas être obligé d’utiliser autant d’espace physique et de rapidement trouver des documents. Je n’ai pas encore trouvé de boîte qui avait une fonction « recherche » et de salle des archives qui avait son propre « engin de recherche »», explique-t-il.
Il rappelle que, en droit, la règle de la « meilleure preuve » existe. Ainsi, dès qu’une preuve de qualité supérieure existe, on doit l’utiliser, souligne Dominic Jaar: « Donc, si je numérise les documents et que je garde les originaux, je vais avoir le fardeau de retracer ces originaux dans l’éventualité d’un litige ou d’une enquête. Si je détruis l’original, c’est l’image numérisée qui va faire foi de meilleure preuve.»
Cependant, il est important que l’entreprise qui souhaite numériser ses archives au lieu de les conserver physiquement mette en place un processus documenté qui encadrera cette pratique, note Dominic Jaar : « Ce qu’on doit avoir en place, c’est une procédure documentée qui explique, étape par étape, ce qu’on doit faire. Par exemple, s’il y a un post-it sur un document, est-ce qu’on le numérise séparément ou directement sur le document? »
La signature électronique est pour sa part souvent perçue comme un processus complexe demandant des systèmes de chiffrement. Or, dans les faits, tout dépend de l’usage que l’on souhaite en faire.
« Si, par exemple, le but de la signature est de sceller un document, on voudra une signature électronique avec des capacités de chiffrement afin de verrouiller le document et qu’on ne puisse pas l’altérer ou le modifier sans qu’on le sache, soutient Dominic Jaar. Les gens ont l’impression que, pour qu’une signature électronique soit valide, elle doit être faite via une solution commerciale avec chiffrement. Pourtant, dans un bon nombre de situations, l’écriture de mon nom en bas d’un courriel fait foi de signature. »
Dans d’autres cas, un conseiller pourrait très bien utiliser une tablette au lieu d’un formulaire en trois copies: « Le conseiller pourrait utiliser sa tablette pour faire signer son client comme le ferait un livreur de colis d’une entreprise postale. Ça demande un investissement dans la technologie et dans la formation aux employés, mais ça génère des gains assez importants en productivité.»