Ce plan vous simplifiera beaucoup la vie en cas d’ennuis, car tout aura été planifié dans les moindres détails.

C’est la même stratégie qu’appliquent les intervenants de la sécurité publique. En cas de catastrophe, ils ne se demandent pas quoi faire : ils déclenchent un processus bien rodé.

Un exemple

Prenons l’exemple suivant. Votre équipe compte deux conseillers et deux adjointes. Un serveur de données et les deux postes de travail de vos adjointes ont été détruits, en plus des imprimantes et des photocopieurs.

Tous vos documents papier ont brûlé dans l’incendie. Par contre, comme les conseillers ont des portables et qu’ils ne les laissent jamais au bureau, ceux-ci n’auront pas à être remplacés.

Si vous utilisez un service d’informatique dans les nuages (ou infonuagique) comme Kronos ou REPman, vous n’aurez pas perdu l’accès à vos données clients.

Ce ne sera pas le cas si vous utilisez un logiciel qui conserve les données sur votre serveur – comme ACT, Outlook ou Maximizer -, à moins de recourir à une copie de sauvegarde.

Ainsi, votre plan de contingence doit comprendre la procédure concernant les copies de sauvegarde, leur lieu d’entreposage et les délais de récupération des données.

Tout prévoir

Votre plan de contingence, dont une copie est conservée à l’extérieur du bureau, devrait contenir un inventaire complet de vos équipements, ainsi qu’une lettre de votre fournisseur informatique indiquant les délais prévus pour les remplacer.

Votre plan de contingence devrait aussi comprendre une entente de disponibilité d’espace de bureau avec un avis de 24 heures.

Votre cabinet peut vous offrir ce service, ainsi qu’un confrère, un ami ou un service de bureau traditionnel. On peut aussi vous garantir l’accès à des ordinateurs branchés sur Internet.

Pour cela, vous devez avoir en main à tout le moins une lettre d’intention, à défaut d’une offre de services précise. Ne vous contentez pas d’une simple promesse.

Notez que lorsqu’on exécute le plan de relève, on doit s’assurer de remettre en oeuvre les mesures de conformité requises (protection des ordinateurs, convenance des nouveaux locaux, etc.)

Les avantages de l’infonuagique

Voici deux situations qui devraient vous convaincre des avantages de l’infonuagique. Pourvu, bien sûr, que le service que vous utilisez soit sécuritaire, car tous les nuages ne le sont pas nécessairement !

Vos ordinateurs ont été volés. Vous utilisez un logiciel tel que ACT, Maximizer ou Outlook, et les données résident sur votre serveur.

Tous les renseignements confidentiels de vos clients (numéros d’assurance sociale, de permis de conduire et de passeport, comptes bancaires et de placement, notes de rencontres, d’appels, etc.) étaient inscrits sur ce serveur.

Heureusement, vous aviez un service de sauvegarde à distance. Donc, vous ne perdez rien !

Mais attention : la prudence la plus élémentaire veut que votre disque dur soit crypté.

S’il ne l’est pas, les voleurs ont tous les renseignements nécessaires pour accéder facilement aux comptes bancaires de vos clients et voler leur identité. Le mot de passe du système ne leur résistera que quelques minutes.

Cela dit, que le disque soit crypté ou non, il y a un bris potentiel de l’entente de confidentialité et vous devrez mettre en oeuvre le protocole approprié.

Vos dossiers papier ont été détruits dans un incendie. Dans ce cas, comment satisferez-vous à votre obligation de connaître le profil de vos clients ? Qu’en sera-t-il de vos analyses de besoins en assurance ? Et de vos notes ?

C’est un point de plus pour l’infonuagique et la numérisation des dossiers.

La numérisation de vos dossiers avec copie de sauvegarde automatisée à distance – dans une firme comme Solutions Backup En Ligne par exemple – vous protège des aléas de la destruction de vos documents papier par le feu ou par l’eau.

Quelle serait votre réaction si votre médecin vous appelait pour vous dire : «Mon bureau a brûlé en fin de semaine. Tous mes dossiers ont été détruits. Vous devrez repasser la coloscopie» ?

Aujourd’hui, grâce à l’infonuagique et à la qualité des appareils de numérisation, vous pouvez vous relever d’un incendie ou d’un vol avec un minimum d’inconvénients pour vous et vos clients.

Si vous mouriez subitement ?

J’ai connu un conseiller qui à la fin de la quarantaine, en pleine forme, est décédé subitement dans son sommeil. Qu’est-il advenu alors des clients qui lui ont fait confiance toutes ces années ?

Votre plan de contingence doit prévoir une telle éventualité, ainsi que celle d’une maladie prolongée.

Faites l’exercice prochainement. Vous constaterez à quel point la numérisation de vos documents et l’utilisation d’un logiciel de gestion de la relation client vous aideront à établir un plan de contingence solide.

laroseg@maisondigilor.ca