« Il ne faut pas sous-estimer les conséquences qu’une embauche aura sur votre entreprise », estime Heather Peters, coach et consultant principal avec Knightsbridge Robertson Surrette.

Bien qu’il soit tentant de précipiter le processus, soit par l’embauche d’un candidat hautement recommandé ou par le fait de sauter quelques étapes, ce genre de réaction augmente les chances de choisir la mauvaise personne.

« Le processus d’embauche peut aller de travers même s’il s’agit d’un excellent candidat qui ne correspond tout simplement pas aux besoins de votre organisation en particulier », dit Heather Peters.

Voici trois conseils pour l’embauche de personnel de soutien:

Mettre à jour la description d’emploi

« Vous avez du travail à faire préalable si vous souhaitez augmenter vos chances de succès », note Heather Peters.

Il faut ajuster l’offre à chaque fois en fonction des besoins et ne pas réutiliser en permanence la même offre d’emploi. Le conseiller doit s’assurer que tous les membres de l’équipe qui seront touchés par la nouvelle embauche ont fait connaître leurs attentes.

Par exemple, si le conseiller est à la recherche de personnel administratif, chaque personne qui collaborera avec la personne embauchée doit s’entendre sur le niveau d’éducation, les compétences et l’imputabilité de la personne.

« Prenez le temps maintenant parce que sinon vous allez passer un nombre important d’heures sur les défis et les conflits que l’embauche peut apporter entre vous et vos collègues », dit-elle.

Ainsi, les questions pour l’entrevue d’embauche émergeront de la description de travail détaillée qui a été acceptée par tous les membres de l’équipe concernés.

Ne pas précipiter le processus

« Il peut être tentant d’embaucher un nouveau candidat après une brève discussion agréable, mais ne compromettrez pas le processus d’embauche même s’il s’agit d’un rôle mineur dans votre entreprise », dit Heather Peters.

Comme le personnel de soutien est généralement le premier contact d’un client avec une entreprise, ce sont souvent les personnes feront rayonner la société.

Heather Peters recommande d’utiliser des mise en situation standardisées, ainsi que des questions de comportement lors des dernières expériences vécues en milieu de travail du candidat.

Par exemple, vous pourriez utiliser des questions comme : parlez-moi d’une fois où vous avez eu à prendre une décision importante sur le travail. Cela vous donnera un aperçu plus concret de leur  caractère et leurs habitudes en milieu de travail.

Comprendre les attentes de l’employé

« Demandez toujours au candidat si la position correspond à leurs aspirations de carrière », note Heather Peters.

Il ou elle peut avoir des plans pour se déplacer rapidement dans l’organisation ou rester à un poste et évoluer dans ce rôle.

« N’excluez pas ceux qui veulent utiliser le poste comme tremplin vers une autre position. Ce type de personnes sont souvent des travailleurs exceptionnels qui veulent utiliser la position pour démontrer leur valeur, dit-elle. Profitez des avantages de leur dynamisme et leur engagement. »