Les conseillers ne font pas exception à la règle. Grâce à des bonnes pratiques, il est toutefois possible de réduire le temps consacré à la gestion de ces messages électroniques.
Appliquez des règles de messagerie
«Il est important que vous connaissiez bien les fonctionnalités de votre outil de messagerie», soutient René-Louis Comtois, auteur du livre Gérez vos courriels avant qu’ils vous gèrent. Grâce à ces fonctionnalités, il vous sera notamment possible de dévier automatiquement certains messages dans une sous-boîte de réception.
René-Louis Comtois, par exemple, a créé une règle qui transfère toutes les copies conformes qu’il reçoit. «D’une part, cela désencombre ma boîte de réception principale et d’autre part, j’économise beaucoup de temps. Comme je ne suis pas le principal destinataire, je peux en effet me permettre de vérifier ma sous-boîte une seule fois par jour.»
Désactiver les alertes
Planificateur financier chez BMO, Alexander Tkachyk reçoit une trentaine de courriels par jour. «Lors de mes rencontres avec des clients ou de mes suivis téléphoniques, j’étais souvent dérangé par des signaux sonores qui m’indiquaient que je venais de recevoir un nouveau message», raconte-t-il.
Puisque ces alertes divisaient son attention, il a décidé de les désactiver. «En plus de vous permettre d’être plus productif, le simple fait de bloquer ces notifications vous incitera à consulter votre messagerie moins souvent et de façon plus réfléchie», indique René-Louis Comtois, qui offre également des formations sur la gestion des courriels.
Garder une boîte de réception aussi vide que possible
«Lorsque vous allez chercher le courrier, vous ne remettez pas les enveloppes ouvertes dans la boîte aux lettres. Alors pourquoi procéder de cette façon avec vos courriels?», questionne René-Louis Comtois.
Selon lui, cette pratique est hautement chronophage, puisque les courriels qui restent dans une boîte de réception sont lus – en tout ou en partie – six fois, en moyenne.
Le meilleur moyen pour libérer votre boîte de réception consiste à traiter chaque message dès sa réception. «Si vous pouvez répondre tout de suite, faites-le. Sinon, transformez le courriel en tâche et fixez une date d’échéance. Puis, supprimez le message, ou classez-le de manière à le retrouver facilement», conseille-t-il.
Utiliser un système de classement simple
Pour se protéger d’éventuelles plaintes, vous avez tout avantage à conserver une trace de vos échanges avec vos clients et vos fournisseurs de produits financiers. Par contre pour retrouver rapidement les messages importants, essayez de ne garder que l’essentiel.
«Chaque fois que vous utilisez la fonction « répondre », toute la chaîne de messages apparaît. Les outils de nettoyage automatiques sont alors très pratiques pour éliminer les courriels redondants», explique François Gamonnet, coach en gestion du temps. Quant à la structure de votre système de classement, elle ne doit pas comprendre plus de trois niveaux. «N’hésitez pas à inclure un mot-clé dans l’objet du message, histoire de pouvoir le retrouver rapidement», ajoute le spécialiste.
Photo Bloomberg