Dans le cadre d’une série de deux articles portant sur l’organisation de votre messagerie électronique, nous abordons premièrement l’organisation de votre boite de réception ainsi que de la gestion de vos messages entrants.
Organisez votre boîte de réception
Chaque jour, votre boîte de réception se remplit. Si vous ne possédez pas de système de gestion efficace, vous pourriez perdre des messages importants, voir des occasions d’affaires. Kyla Rozman, planificatrice professionnelle chez In Order to Succeed, une firme située à Vancouver, propose trois techniques pour assurer une meilleure gestion de sa boîte de réception.
« En organisant votre boîte par expéditeur, vous pourrez plus facilement cibler quels sont les messages qui peuvent être supprimés », indique Kyla Roznam. Par exemple, en filtrant vos messages par expéditeur, vous réaliserez peut-être que vous avez de vieux messages provenant de la garderie de vos enfants. Ceux-là peuvent facilement être supprimés.
Votre messagerie contient sûrement des messages que vous conservez pour des actions futures. En créant un fichier d’archive pour mettre ces messages vous libérerez de l’espace sur votre boîte de réception.
Commencez par répondre aux messages urgents qui peuvent être répondus rapidement. Attaquez-vous ensuite aux messages moins urgents ne nécessitant pas une réponse rapide. Suivront les messages qui requérant des actions ou une réflexion avant d’envoyer une réponse. Lorsque vous aurez géré ces trois catégories, vous aurez la possibilité de traiter vos messages personnels.
Gérez vos messages de manière efficace
Notre boîte de réception est souvent hors de contrôle puisque nous l’utilisons comme une liste de tâches à faire. « La boîte de réception devrait seulement contenir les nouveaux messages qui ne sont pas répondus », dit Kyla Rozman. En confondant boîte courriel et liste de tâches, les messages prioritaires ne sont pas traités comme prioritaires, mais comme tout les messages que vous recevez.
Catégorisez vos messages avant de les ouvrir. Créez deux fichiers, un pour les messages moins urgents et l’autre pour les messages urgents. Le matin, prenez quelques minutes pour placer vos messages dans ses deux fichiers. Ensuite, prenez le temps de traiter les messages urgents et gardez les messages moins urgents pour votre après-midi.
Une fois que vous aurez traité vos messages, vous pourrez les rediriger vers des fichiers externes ou tout simplement les supprimer.