Le problème est qu’elle risque de ne jamais se rendre à vous si aucun mécanisme de rétroaction n’est en place et que les idées, opinions et commentaires restent en silo plutôt que circuler librement. Pour briser cette barrière du silence Rebecca Knight propose une stratégie en cinq temps dans son plus récent blogue du Harvard Business Review.
Identifiez la source du silence : est-ce que vos collaborateurs ont peur de perdre un avantage, voire même leur bonus, s’ils se prononcent sur un dossier? Est-ce qu’ils croient que faire une suggestion est un exercice futile puisque vous avez rejeté toutes les autres propositions semblables? Vous devez identifier ce qui retient vos collègues de tenir avec vous des conversations constructives si vous-voulez aller de l’avant.
Offrez des options : certaines personnes n’aiment pas échanger en groupe alors la stratégie de la porte ouverte est importante. Elle n’est toutefois pas suffisante car pour dénicher les bonnes idées vous devez également circuler sur le terrain et être à l’écoute. Pour faciliter cet exercice, identifiez vos leaders d’opinion rencontrez les sur une base individuelle et allez à la pêche à l’information. Posez-vous des questions quand les suggestions proposées en privé ne sont jamais abordées lors des réunions d’équipe.
Donnez l’exemple : établir un climat de franchise au sein de votre organisation requiert toutefois que vous soyez capable de donner l’exemple. Si vous êtes réticent à aborder certains sujets d’affaires avec votre entourage professionnel vous n’êtes pas un leader positif. Et, encore pire, si vous n’êtes pas capable de faire monter et accepter une idée ou un projet par vos supérieurs immédiats vous souffrez d’un déficit de crédibilité auprès de vos collaborateurs. Votre capacité à mobiliser votre propre réseau est en lien direct avec ce que vous pouvez attendre de vos collaborateurs.
Créez un climat propice : vos collègues et partenaires d’affaires doivent comprendre qu’ils ont un rôle à jouer dans votre succès et l’atteinte de vos objectifs. Dans cette foulée ils ne doivent pas hésiter à faire des suggestions ou à émettre des opinions sur un projet en cours. Et pour faciliter ces échanges vous pouvez faire un compte rendu, bref mais précis, de l’évolution de vos projets de développement d’affaires pour faciliter la rétroaction.
Faites en une routine : vous devez développer l’habitude de la rétroaction. Lors des rencontres individuelles consacrez la dernière portion de la rencontre à échanger sur des situations délicates qui requièrent votre attention et une action de votre part. Dans chaque rencontre de groupe désignez un « messager » chargé de faire passer les messages positifs comme négatifs, sans aucune conséquence pour cette personne et faites une rotation de ce rôle.