Lorsque le bureau virtuel de votre ordinateur est encombré, cela peut nuire à votre productivité, tout autant que le désordre de votre espace de travail. Une telle situation peut notamment compliquer l’accès à des fichiers importants simplement parce qu’ils sont difficiles à trouver, ce qui nuit à l’efficacité de votre travail.
Enregistrer des fichiers directement sur votre bureau plutôt que dans un dossier dédié est souvent une habitude difficile à briser. Surtout lorsque vos fichiers semblent au départ être ainsi plus faciles à récupérer. Cependant, lorsque trop d’éléments se retrouvent dispersés sur votre écran, cela peut avoir comme résultat de vous ralentir dans votre travail et même, d’égarer des fichiers importants.
« Nous passons plus de temps à trouver des fichiers qu’à en enregistrer », constate Linda Chu, une porte-parole de Professional Organizers in Canada, de Vancouver.
La perspective de se lancer dans l’organisation de ses fichiers peut sembler écrasante, convient Jen Cohen Crompton, une entrepreneure à domicile ayant recours aux produits et services de Neat, un fournisseur de solutions destinées à organiser facilement les documents et les fichiers électroniques. Selon elle, il est possible de se mettre graduellement à la tâche, en y dédiant par exemple une heure de son temps chaque jour.
« Une fois le classement initial complété et les fichiers mis en ordre, il devient plus aisé d’adopter un processus de classement simplifié [qui deviendra même l’une de vos habitudes] », estime Jen Cohen Crompton.
Voici quelques suggestions permettant de venir à bout du fouillis numérique :
Classez vos fichiers
Il est beaucoup plus facile de localiser un fichier important lorsqu’il a été déposé dans un dossier dont le nom correspond au contenu, plutôt que sur le bureau virtuel parmi des dizaines d’autres fichiers. C’est pourquoi Linda Chu et Jen Cohen Crompton estiment judicieux de regrouper les fichiers par thématiques, selon de grandes catégories.
Par exemple, elles suggèrent par exemple de créer des dossiers regroupant les fichiers marketing, les documents de référence, rapports de dépenses, notes de service de la conformité et les articles favoris.
Selon elles, il peut également être utile d’avoir recours à des sous-dossiers afin d’archiver les documents périmés, ces sous-dossiers étant identifiés par type de fichier ou par date. Se réserver cinq minutes par jour afin de garder son bureau virtuel en ordre et déposer chaque fichier dans le dossier approprié peut s’avérer une bonne habitude à prendre.
Implantez un système d’identification
Dans le cas où votre équipe et vous avez régulièrement besoin d’accéder à des fichiers partagés, Jen Cohen Crompton suggère de créer une convention commune d’identification. Il s’agit d’une pratique permettant à tous les utilisateurs de repérer aisément les fichiers recherchés aux fins de consultation. Au moment de créer la convention commune d’identification, il est suggéré de garder les choses simples et d’utiliser des mots clés significatifs pour tous les utilisateurs.
Il est aussi suggéré à chacun des utilisateurs de marquer la mise à jour de chacune des versions découlant du fichier partagé afin d’éviter toute confusion. Il importe de rapidement valider avec les utilisateurs que le système mis en place soit bien compris par tous et d’apporter les ajustements requis au besoin.
Amorcez votre classement avec les documents récents
Organiser le classement de l’ensemble de ses fichiers électroniques peut s’avérer relativement long, notamment lorsqu’un grand nombre de fichiers remontent à plusieurs années. Il n’est toutefois pas toujours utile de classer dans l’immédiat de tels fichiers et c’est pourquoi, dans un premier temps, il est préférable de concentrer ses énergies sur les fichiers créés ou mis à jour plus récemment, soit au cours des dernières semaines ou des derniers mois. On peut ensuite compléter notre ménage et notre classement en remontant le temps chronologiquement, mentionne Jen Cohen Crompton.
Libérez de l’espace mémoire
Surcharger son ordinateur avec des documents et des applications peut contribuer à ralentir son système d’exploitation. Il pourrait donc être avisé de libérer de l’espace mémoire en transférant de vieux documents sur un serveur de stockage lié à un service infonuagique (cloud) tel que Dropbox ou Apple iCloud, ou encore, sur un disque dur externe, soulignent Linda Chu et Jen Cohen Crompton.
Avant de déplacer des fichiers clients vers un emplacement externe, il est toutefois essentiel de s’assurer de la procédure à suivre auprès de son service de conformité.
Le moment venu, soyez sélectif dans le choix des fichiers devant être conservés ou retirés de votre serveur.
Nettoyer le bureau virtuel de son ordinateur constitue certainement un pas permettant d’améliorer de sa productivité dans le cadre de sa pratique.