Mais, comme jeune conseiller, comment peut-on refuser une invitation à une réunion tout en demeurant poli? Dans un récent article publié sur le Harvard Business Review, le Dr. Liane Davey, stratégiste d’affaires, suggère quatre moyens de déterminer si vous devez bel et bien assister à une réunion.
Déterminer si vous êtes la bonne personne pour y participer: les gens ont parfois tendance à inviter trop de personnes à prendre part à une réunion. Demandez donc poliment à la personne qui vous invite ce qu’elle attend de vous.
« Posez des questions telles que : « à quoi vous attendez-vous de moi en tant que participant » ou » qui sera présent de mon département et qui est-ce que je vais représenter » », suggère Liane Davey.
L’idée est que, si vous vous demandez pourquoi vous avez été invité à cette réunion, c’est peut-être que vous n’avez rien à y faire.
Suggérer que quelqu’un d’autre vous remplace: parfois, refuser une réunion est aussi l’occasion de laisser un collègue briller. Peut-être que cette rencontre pourrait être plus utile si quelqu’un d’autre que vous y participait.
«Vous pouvez utiliser des formulations telles que « Puisque c’est une rencontre où des décisions seront prises, peut-être que mon gestionnaire serait mieux placé pour y assister » ou » Merci de l’invitation, mais après quelques recherches, je crois que mon collègue est plus au courant du contexte. Préfériez-vous l’inviter à ma place? »», conseiller Liane Davey.
Contribuer à l’avance au lieu d’assister à la réunion: si une rencontre vous semble importante, mais que vous n’avez pas le temps d’y aller, pourquoi ne pas produire un document résumant l’information importante que vous pourriez y apporter?
« Prenez quelques minutes pour présenter en avance à la personne qui dirige la réunion les informations que vous avez collectées ou résumez-les à la personne qui aura accepté de vous représenter », note Liane Davey.
N’assister qu’à la partie qui nous concerne: il est possible de mentionner d’avance à l’organisateur de la réunion que vous ne resterez pas durant toute la durée de la rencontre. Liane Davey suggère d’utiliser une formulation telle que : « Merci de m’avoir invité à cette réunion, mais je ne pourrai pas y assister en entier, est-ce que je pourrais quitter après que le point X ait été abordé?»
Avec le Harvard Business Review