Des outils numériques pour mieux gérer son temps

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FI RELÈVE - En cette ère d’excès d'information, les conseillers financiers en manque de temps peuvent s’en remettre à des outils numériques pour gérer efficacement leur temps.


Il existe en effet plusieurs outils qui permettent de réduire le travail fasti-dieux et de consacrer plus de temps à l'essentiel, soit d'entretenir les liens avec les clients et faire le travail de prospection, indique Victor Gaxiola, un gestionnaire en relation-client de la firme américaine Hearsay Systems, à San Francisco, lui-même un ancien conseiller financier.

De l'automatisation des messages en ligne à la segmentation du flux des médias sociaux, Victor Gaxiola propose diverses façons de mieux exploiter les outils numériques afin de rendre le travail des conseillers plus productif.

1) Programmer les posts

Avoir une forte présence sur les médias sociaux ne nécessite pas un important engagement en temps et énergie, estime Victor Gaxiola. Pour donner l'impression d'être actif sur les réseaux sociaux tout au long de la semaine, il suffit d'y consacrer seulement cinq à vingt minutes par semaine pour choisir des contenus appropriés qui peuvent faire l'objet de publication ultérieure.

2) Organiser les flux de médias sociaux

Il est possible de réduire le bavardage sur Facebook et Twitter en utilisant des listes de données, indique Victor Gaxiola qui suggère de regrouper les flux afin de mieux filtrer le contenu reçu.

Il est par exemple possible de créer un flux distinct qui inclut les personnes jugées influentes dans l'industrie, et un autre avec les clients existants et potentiels. Une telle gestion permet de mieux surveiller les conversations et de s'intéresser aux plus pertinentes.

Victor Gaxiola profite par exemple de sa navette quotidienne vers le bureau pour faire défiler les listes qu'il a créées à la recherche de sujets intéressants qui peuvent être partagés avec les personnes qui le suivent via les médias sociaux.

3) Mieux gérer les réunions

Les personnes qui doivent jongler avec plusieurs rendez-vous en une seule journée ont intérêt à considérer des sites de conférence Web, tels que GoToMeeting et Join.Me. « Pour les clients qui n'habitent pas à proximité, les conférences Web sont plus efficaces qu'un appel téléphonique et plus pratiques qu'une réunion en personne ».

Victor Gaxiola propose également des applications de planification de rendez-vous, comme TimeTrade pour les conseillers qui travaillent avec des snowbirds dans un fuseau horaire différent. Cette application prend en compte le décalage horaire et permet aux conseillers et leurs clients de fixer un rendez-vous qui correspond à leur horaire.

Il est aussi important de savoir quand contacter les clients. La firme Hearsay a récemment lancé une nouvelle fonctionnalité basée sur la technologie d'analyse prédictive qui permet de discerner les comportements numériques des clients. Cet outil fait un balayage du flux des médias sociaux des conseillers et produit une «liste de choses à faire» de recommandations ou d'actions à prendre que vous pourriez prendre pour engager certaines personnes dans leurs réseaux sociaux.

Par exemple, si un client partage des informations sur la naissance d'un d'un bébé, l'outil le signalera au conseiller qui pourra en profiter se connecter avec ce client. Le conseiller pourrait alors partager du contenu pertinent avec ce client, comme l'importance d'épargner pour payer les frais de scolarité.